Wystawianie dokumentów sprzedażowych jest czynnością, która często powtarza się według podobnego schematu, ale nie za każdym razem przebiega w identycznych warunkach. Zupełnie inaczej wygląda przygotowanie pojedynczej faktury dla stałego kontrahenta, a inaczej obsługa wielu zamówień pochodzących od różnych klientów. Z zdarza się, że pojawiają się też sytuacje wymagające korekty danych, ponownego pobrania dokumentu lub sprawdzenia, kiedy dana faktura została wystawiona.
Właśnie przy takich czynnościach znaczenie ma sposób uporządkowania dokumentacji. Program do fakturowania on-line daje możliwość prowadzić wystawianie faktur w środowisku dostępnym przez internet, bez konieczności ograniczania pracy do jednego urządzenia. Równocześnie samo używanie z takiego rozwiązania nie zastępuje zasad dotyczących prawidłowego wystawiania i przechowywania dokumentów. Narzędzie jest tylko częścią procesu, w którym istotne pozostają też dane znajdujące się na fakturze oraz sposób ich późniejszego zastosowania.
Przy codziennej pracy uwagę zwraca głównie liczba czynności wykonywanych przy każdym dokumencie. Jeśli każdorazowo należy od początku wpisywać dane nabywcy, adres, numer identyfikacyjny i informacje o sprzedawanych produktach albo usługach, przy większej liczbie faktur rośnie ryzyko pomyłki. Program do wystawiania faktur może przechowywać wcześniej wprowadzone informacje, dzięki czemu część danych można wykorzystać ponownie. Nie należy jednakże traktować zapisanych informacji jako niezmiennych. Kontrahenci zmieniają dane, a sposób rozliczenia dokładnie określonej transakcji może wymagać innych ustawień niż poprzednia sprzedaż. W praktyce warto więc wyrobić sobie nawyk sprawdzania dokumentu przed jego zatwierdzeniem, zwłaszcza gdy faktura tyczy się nowego klienta, nietypowej sprzedaży lub korekty wcześniejszego dokumentu. Mała pomyłka na etapie budowy może w przyszłości oznaczać dodatkową pracę związaną z poprawieniem dokumentacji.
Osobną kwestią jest dostęp do historii wystawionych faktur. Przy kilku dokumentach odnalezienie dokładnie określonej pozycji zwykle nie stanowi problemu, jednak po kilku miesiącach liczba zapisanych faktur może być znacznie większa. Program do wystawiania faktur on-line powinien być zatem oceniany również pod względem wyszukiwania i porządkowania dokumentów. Znaczenie może posiadać możliwość filtrowania według daty, numeru, kontrahenta czy rodzaju dokumentu. Przydatna jest też sposobność pobrania faktury w odpowiednim schemacie, jeżeli powinno się przekazać ją księgowości albo ponownie udostępnić nabywcy. Warto co więcej sprawdzić, jak rozwiązane jest przechowywanie dokumentów oraz czy użytkownik zachowuje dostęp do wcześniejszych faktur po zmianie urządzenia. W przypadku pracy kilku osób dochodzi jeszcze kwestia uprawnień. Nie każdy użytkownik musi mieć możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego sposób organizacji dostępu powinien odpowiadać rzeczywistemu podziałowi zadań.
Fakturowanie on-line wpływa również na sposób przekazywania dokumentów między osobami odpowiedzialnymi za sprzedaż i rozliczenia. Gdy faktura powstaje w systemie internetowym, nie należy opierać całego obiegu na papierowych kopiach, niemniej jednak nadal konieczne jest ustalenie, kto kontroluje dokument i kiedy trafia on do dalszego rozliczenia. Przy bardziej złożonej organizacji pracy ważne staje się unikanie sytuacji, w której jedna osoba koryguje dane kontrahenta, a druga korzysta ze starej informacji zapisanej wcześniej. Znaczenie ma także dostęp do internetu oraz działanie samego systemu, ponieważ praca w środowisku on-line jest zależna od warunków technicznych. Dlatego przy podejmowaniu procedury warto uwzględnić także sytuacje nietypowe, tj. potrzeba wystawienia korekty, odnalezienia starego dokumentu czy chwilowy brak dostępu do konta. Takie przypadki pojawiają się rzadziej niż zwyczajne wystawianie faktur, niemniej jednak właśnie wtedy najlepiej widać, czy przyjęty sposób organizacji dokumentacji odpowiada realnym potrzebom.
Sprawdź także informacje na ten temat tutaj: fakturowanie z Allegro.
Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.
[Publikacja sponsorowana]
