Zakres wiedzy wymaganej na danym stanowisku nie jest stały. Zmieniają się programy komputerowe, procedury, wymagania dotyczące dokumentacji, a czasem też sam podział zadań w zespole. Z tego względu określenie tematu zajęć warto rozpocząć od obserwacji codziennej pracy, a nie od gotowego katalogu zagadnień.
Szkolenia dla firm mogą obejmować bardzo różnorakie obszary, natomiast ich zakres powinien odpowiadać temu, z czym pracownicy naprawdę spotykają się podczas wykonywania swoich zadań. W praktyce pomocne jest zebranie informacji od kilku osób, ponieważ kierownik może zwracać uwagę na inne kłopoty niż pracownik realizujący zadanie wprost. Zdarza się, że okazuje się, że trudność nie wynika z braku wiedzy, lecz z niejasnego podziału odpowiedzialności albo procedury, która jest stosowana w różny sposób przez poszczególne osoby. W tak zaistniałej okoliczności samo szkolenie nie rozwiązuje źródła problemu i powinno się oddzielić kwestie wymagające edukacji od tych związanych z organizacją pracy.
Innego podejścia wymagają zajęcia przeznaczone dla osób o różnym doświadczeniu. Nowy pracownik może potrzebować szczegółowego wyjaśnienia podstaw, w trakcie gdy osoba pracująca na danym stanowisku od kilku lat będzie oczekiwała przede wszystkim rozwiązania konkretnych problemów. Połączenie takich grup jest możliwe, ale wymaga rozsądnego dobrania poziomu materiału. Przy zbyt bardzo szybkim tempie część uczestników zaczyna gubić kolejne etapy, a przy zbyt wolnym pojawia się problem niewykorzystanego czasu. Kursy dla firm mogą być więc projektowane dla całego działu albo dla mniejszych grup o zbliżonych zadaniach. Znaczenie ma także liczba uczestników. Przy wielkiej grupie nie najprościej poświęcić odpowiednią ilość czasu na indywidualne pytania i ćwiczenia, natomiast mniejszy skład ułatwia wychwycenie błędów pojawiających się w trakcie wykonywania zadań. Nie jest to jednak jedynie kwestia komfortu pracy w trakcie zajęć, ponieważ wpływa też na ilość materiału, którą można faktycznie przepracować w określonym czasie.
W przypadku szkoleń praktycznych warto wcześniej ustalić, na czym uczestnicy będą pracować. Jeśli zajęcia dotyczą konkretnego kodu, różnice między wersjami lub konfiguracją systemu mogą mieć znaczenie dla przebiegu ćwiczeń. Identycznie jest z procedurami wewnętrznymi, które mogą wyglądać całkiem inaczej w zależności od zakresu obowiązków. Czasami przygotowany przedtem materiał jest modyfikowany dopiero po poznaniu warunków pracy uczestników. Takie zmiany nie muszą oznaczać rozszerzania skryptu. W pewnych sytuacjach bardziej użyteczne okazuje się usunięcie części zagadnień, które nie mają zastosowania, i zastosowanie tego czasu na kłopoty występujące regularnie. Przydatne jest także zachowanie proporcji między teorią a ćwiczeniami. Sama prezentacja informacji pozwala przekazać dużą ilość treści, ale nie pokazuje, czy uczestnik potrafi wykorzystać ją podczas wykonywania zadania. Z kolei nadmiar ćwiczeń bez wyjaśnienia podstaw może prowadzić do mechanicznego powtarzania czynności bez zrozumienia ich przyczyny.
Na sposób prowadzenia zajęć wpływają też warunki, w jakich pracuje zespół. Osoby wykonujące obowiązki wymagające stałej obsługi klientów, kontaktu telefonicznego lub nadzorowania procesów nie zawsze mogą równocześnie uczestniczyć w długim spotkaniu. W takich przypadkach powinno się uwzględnić przerwy, zmiany pracowników lub podział materiału na krótsze części. Konsekwencją jest czasami konieczność prowadzenia kilku sesji zamiast jednego szkolenia dla całego zespołu. Po zakończeniu zajęć warto zwrócić uwagę na pytania pojawiające się podczas późniejszej pracy. Dopiero wówczas można zauważyć, które elementy zostały zrozumiane bez większych trudności, a które wymagają dodatkowego wyjaśnienia. Informacje te mogą być fundamentem do zmiany kolejnych zajęć, przygotowania dodatkowych materiałów albo korekty kodu, zwłaszcza gdy podobne problemy powtarzają się u większej liczby pracowników.
Polecana strona: szkolenia.
