W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to wyłącznie kwestia techniczna. Jeżeli wcześniej ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka sposobów, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.
Najpierw należy ustalić, które informacje są aktualne, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnorakich części działalności, dlatego zakres przygotowań uzależniony jest od liczby użytkowników, rodzaju procesów a także stopnia ich powiązania. Zupełnie inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi dystrybucji, a całkiem inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle związane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.
Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności realizowane oprócz podstawowym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie zawsze znaczy to błąd organizacyjny. W pewnych przypadkach jest to rozwiązanie stosowane od dawna ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w zależności od potrzeb, jednak każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. W szczególności łatwo przeoczyć współzależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszak zmodyfikować dane wykorzystywane w przyszłości przez magazyn, księgowość albo osoby przygotowujące zestawienia.
Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę przede wszystkim na te elementy, które dotyczą ich codziennych obowiązków, dlatego szkolenie oparte wyłącznie na ogólnym pokazaniu sposobności systemu może nie odpowiadać rzeczywistym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać swoją ścieżkę działania, niemniej jednak również mieć świadomość tego, jakie konsekwencje może posiadać pominięcie określonego pola albo wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się również problem różnego poziomu doświadczenia. Jedni bardzo szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą zatem obejmować nie tylko konfigurację kodu, niemniej jednak również uwarunkowanie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto przy tym uwzględnić sytuacje niesamowite, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy nietuzinkowych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.
Po uruchomieniu systemu pojawia się odcinek obserwowania jego zastosowania w rzeczywistych ustaleniach. Testy zrealizowane przedtem pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, niemniej jednak nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w codziennym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji albo zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw należy ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wtedy elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu zadań oraz codziennych wyborów osób korzystających z poszczególnych funkcji.
Dodatkowe informacje: comarch erp e-sklep.
