Codzienna obsługa dostaw wymaga implementacji wielu czynności, które na 1-szy rzut oka mogą wydawać się niezależne. Przyjęcie ładunku, sprawdzenie jego ilości, rozmieszczenie w najlepszym miejscu i późniejsze przygotowanie do wysyłki tworzą jeden ciąg działań. O ile któryś odcinek zostanie wykonany z opóźnieniem, kolejne zadania mogą zostać przesunięte.
Z tego powodu usługi logistyczne są na prawdę często traktowane jako szerszy proces obejmujący nie tylko przewóz, lecz też organizację pracy magazynu i wymianę informacji. W praktyce znaczenie ma nawet sposób oznaczania produktów. Nieczytelne etykiety, różnorakie nazwy tych samych produktów w dokumentach albo brak aktualnych danych o umiejscowienia mogą wydłużyć kompletację. Przy większej liczbie zamówień pojedyncze utrudnienie zaczyna się powtarzać, a wówczas wpływa już na cały rytm pracy. Planowanie logistyki wymaga więc uwzględnienia detali, które przy małej skali działalności mogą pozostać niezauważone.
Nie prawie każde przedsiębiorstwo utrzymuje własne zaplecze potrzebne do obsługi wszystkich etapów przepływu produktów. W takiej sytuacji stosowana bywa logistyka zewnętrzna, czyli przekazanie wybranych czynności innemu podmiotowi. Zakres może zostać ograniczony do transportu, ale może również obejmować magazynowanie, przygotowanie zamówień, przeładunki lub obsługę zwrotów. Przy ustalaniu takiego modelu ważne jest określenie, gdzie kończą się obowiązki jednej strony, a zaczynają drugiej. Szczególnego znaczenia nabierają momenty przekazania towaru i informacji. O ile wiadomość o zmianie zamówienia dotrze dopiero po rozpoczęciu kompletacji, konieczne może być ponowne przygotowanie przesyłki. Podobne sytuacje występują przy zmianach terminów odbioru. Dlatego procedury powinny uwzględniać też odstępstwa od standardowego przebiegu pracy, a nie jedynie typowy scenariusz.
Przy większej liczbie operacji poszczególne zadania mogą być koordynowane przez operatora logistycznego. Jego zakres pracy może być różny w zależności od przyjętych ustaleń. W jednym przypadku zajmuje się jedynie transportem, w innym przejmuje także czynności magazynowe i powiązane z przygotowaniem wysyłek. Ważnym elementem pozostaje dostęp do danych dotyczących przesyłek, stanów magazynowych i terminów. Bez aktualnych informacji wręcz dobrze zaplanowany harmonogram może wymagać przemian. W praktyce problemy na prawdę bardzo często pojawiają się wtedy, gdy kilka osób korzysta z różnorakich wersji tych samych danych. Jedna osoba widzi zamówienie jako gotowe, podczas gdy inna ma informację o jego zmianie. Powstaje wtedy konieczność dodatkowej weryfikacji, a czas przeznaczony na obsługę rośnie. Przy wyborze sposobu organizacji procesów trzeba zatem brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie fizyczny przepływ towaru, ale też to, jak informacje przemieszczają się między magazynem, transportem i odbiorcą.
Istotnym składnikiem jest też zmienność zapotrzebowania. Liczba wysyłek nie za każdym razem utrzymuje się na podobnym poziomie, a okresowe wzrosty mogą powodować większe obciążenie magazynu i transportu. W takich momentach ograniczeniem może okazać się brak wolnych miejsc, niewystarczająca liczba pracowników lub zbyt mała liczba dostępnych terminów załadunku. Problem może wystąpić również w przeciwnym kierunku, gdy utrzymywane wcześniej zasoby są wykorzystywane znacznie rzadziej. Dlatego organizacja procesów logistycznych powinna uwzględniać ich rzeczywistą skalę i zmiany zachodzące w czasie. Pomocne jest analizowanie, gdzie powstają przestoje, ile czasu zajmuje kompletowanie zamówień oraz jak na prawdę bardzo często występują korekty dokumentów lub przesunięcia terminów. Takie obserwacje pozwalają wskazać dokładnie sprecyzowane etapy wymagające zmiany, bez zakładania z góry, że przyczyną każdego kłopotu jest transport lub praca magazynu.
Polecam: usługi logistyczne Kraków.
