Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy na prawdę często zaczyna się od z pozoru małych trudności. Jeden dział prowadzi własne zestawienia, inny korzysta z osobnych plików, a część informacji jest przekazywana pocztą elektroniczną lub w formie papierowych dokumentów. Przy małej liczbie operacji taki sposób działania może nie powodować większych komplikacji, jednakże wraz ze wzrostem liczby klientów, zamówień i dokumentów coraz nie najprościej utrzymać spójność danych.
Właśnie na tym etapie pojawia się potrzeba przeanalizowania, jak powinien działać system informatyczny i jakie zadania ma realnie obsługiwać. Oprogramowanie Comarch może być rozpatrywane w współzależności od zakresu działalności oraz potrzeb dokładnie określonej organizacji, ale przed wyborem rozwiązania warto najpierw opisać teraźniejsze procesy. Pominięcie tego kroku na prawdę często prowadzi do sytuacji, w której system zostaje skonfigurowany w zgodzie z ogólnym schematem, a nie w zgodzie z faktycznym przebiegiem pracy. W przyszłości pojawiają się dodatkowe arkusze, ręczne poprawki i czynności realizowane oprócz kluczowym systemem, czyli gruntownie te problemy, które miały zostać ograniczone.
Istotnym etapem jest przygotowanie danych przeznaczonych do przeniesienia. W praktyce nie każda informacja znajdująca się w starych bazach powinna trafić do nowego środowiska. Przez lata mogą powstawać nieużywane kartoteki, powielone dane kontrahentów, stare cenniki czy zapisy dotyczące procesów, które już nie występują. Migracja wszystkiego bez wcześniejszego sprawdzenia zwiększa ilość danych wymagających późniejszej obsługi. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może utrudnić dostęp do informacji potrzebnych przy rozliczeniach lub analizie wcześniejszych operacji. Dlatego w trakcie przygotowań powinno się ustalić, które dane są konieczne, które należy uporządkować, a które można pozostawić w archiwum. Tyczy się to również dokumentów i powiązań między nimi. Jeżeli informacje mają być wykorzystywane przez kilka działów, sposób ich zapisania powinien być spójny, ponieważ błędnie przygotowane dane mogą w przyszłości wpływać na raporty, zestawienia a także kolejne operacje.
Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko kwestie powiązane z konfiguracją systemu. Bardzo ważną częścią prac jest przełożenie dotychczasowych zasad działania firmy na dokładnie sprecyzowane funkcje i procedury. W pewnych przypadkach okazuje się, że przyjęty przedtem sposób wykonywania zadania wynikał jedynie z ograniczeń starego programu. W innym razie system może wymagać określenia dodatkowych reguł, np dotyczących obiegu dokumentów, uprawnień użytkowników lub momentu zatwierdzania określonych operacji. Takie decyzje mają praktyczne konsekwencje. O ile uprawnienia zostaną ustawione zbyt szeroko, nie najprościej kontrolować, kto może podmieniać dane. O ile będą zbyt ograniczone, pracownicy mogą być zmuszeni do przekazywania zadań innym osobom. Dokładnie tak samo wygląda kwestia automatyzacji. Nie każdą czynność warto automatyzować jedynie dlatego, że system daje taką możliwość. Najpierw należy ustalić, czy dana operacja jest powtarzalna, według jakich zasad przebiega i co należy stać w przypadku odstępstwa od standardowego scenariusza.
Po uruchomieniu nowego rozwiązania pojawia się jeszcze okres obserwacji jego działania. To właśnie wówczas można zauważyć sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych rozmów i testów. Pracownik może wykonywać określone zadanie przeciwnie, niż zakładano, jeden proces może wymagać danych powstających w innym dziale, a nietypowe zamówienie może wymagać dodatkowego sposobu obsługi. Dlatego testowanie powinno obejmować nie tylko i wyłącznie typowe przypadki, ale także błędne dane, korekty i sytuacje niesamowite. W sytuacji gdy wykorzystywane jest oprogramowanie Comarch, znaczenie moraz sposób współpracy poszczególnych modułów oraz ewentualnych systemów umiejscowionych na zewnątrz. Zmiana jednego szczegółu może wpływać na obieg informacji w innych obszarach. Wdrożenia Comarch wymagają zatem spojrzenia na cały proces, a nie tylko na pojedynczą funkcję skryptu. Dopiero wówczas można właściwie oszacować, które rozwiązania odpowiadają przyjętym zasadom pracy, gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia i jakie ograniczenia należy uwzględnić w zwykłym korzystaniu z systemu.
Warto sprawdzić: comarch erp e-sklep.
