Decyzja o zmianie systemu wykorzystywanego w firmie zwykle wynika z potrzeby uporządkowania pracy, ograniczenia powtarzalnych czynności lub implementacji narzędzi do nowych założeń organizacji. Samo uruchomienie oprogramowania jest natomiast jedynie jednym z etapów całego procesu. W praktyce najwięcej czasu zajmuje na prawdę często przygotowanie danych, postanowienie sposobu pracy oraz dostosowanie funkcji systemu do rzeczywistych działań wykonywanych każdego dnia.
Wdrożenia comarch obejmują szereg czynności związanych z analizą potrzeb, konfiguracją środowiska a także przystosowaniem rozwiązania do określonych wycinków działalności. Każda organizacja ma własne procedury, dlatego sposób przeprowadzenia takich prac może wyglądać zupełnie inaczej w współzależności od wielkości firmy, liczby użytkowników i zakresu używanych modułów.
Jednym z poważniejszych etapów jest zebranie informacji o tym, jak aktualnie przebiegają procesy wewnętrzne. Często dopiero podczas szczegółowej analizy wychodzą na jaw różnice między działami, nieaktualne procedury albo sposoby pracy, które powstały na przestrzeni wielu lat. Przygotowanie systemu wymaga podjęcia konkretnych decyzji dotyczących w głównej mierze uprawnień użytkowników, obiegu dokumentów a także sposobu przechowywania informacji. W codziennej praktyce problemy mogą pojawić się nie dlatego, że system nie posiada określonej funkcji, ale dlatego, że pracownicy są przyzwyczajeni do innych metod wykonywania obowiązków. Zmiana narzędzia na prawdę bardzo często oznacza zatem również edycję części dotychczasowych przyzwyczajeń.
Podczas konfiguracji rozwiązania ważne jest zachowanie równowagi między dostosowaniem systemu do indywidualnych potrzeb a utrzymaniem przejrzystej struktury. Nadmierna liczba modyfikacji może sprawić, że późniejsza obsługa stanie się trudniejsza, jednak zbyt ogólne ustawienia mogą nie odpowiadać specyfice prowadzonej działalności. W praktyce wdrożenie wymaga stopniowego sprawdzania poszczególnych elementów, wykonywania testów a także analizy działania wybranych funkcji. Tyczy się to w głównej mierze obszarów związanych z finansami, sprzedażą, gospodarką magazynową czy raportowaniem. Każdy z tych elementów może wymagać osobnego podejścia, ponieważ sposób wykorzystywania danych różni się w zależności od charakteru pracy danego działu.
Po zakończeniu podstawowych prac wdrożeniowych rozpoczyna się okres, w którym konsumenci zdobywają doświadczenie w codziennym korzystaniu z systemu. W tym czasie mogą pojawić się pytania dotyczące obsługi, potrzeba dodatkowych wyjaśnień albo konieczność wprowadzenia drobnych przeróbek. W praktyce pierwsze tygodnie po uruchomieniu rozwiązania na prawdę często pokazują, czy wcześniejsze założenia odpowiadają prawdziwym warunkom pracy. Istotne staje się wtedy zbieranie informacji zwrotnych i stopniowe dostosowywanie wybranych ustawień. Wdrożenia comarch nie ograniczają się więc jedynie do kwestii technicznych, ale obejmują również organizację pracy, przygotowanie zespołu a także sposób wykorzystywania systemu w codziennych zadaniach.
Więcej informacji: program comarch erp optima łódź.
